Где ломается классическая схема
HR прислал Excel, часть людей записалась через форму в Telegram. Кто-то пришёл без регистрации. На входе волонтёр ищет фамилию в распечатке и находит двух Ивановых.
В 18:00 HR просит выгрузку «кто реально пришёл», а её нет. Для внутреннего митапа на 50 человек иногда хватает таблицы. Для конференции на 500 уже нет.
Цифровой путь участника
Участник регистрируется с телефона и получает QR на email. На входе показывает код, волонтёр сканирует по сценарию из материала QR check-in на конференции. Имя и статус на экране, без листания списка.
На закрытом мероприятии список загружают от заказчика. Участников можно импортировать участников из Excel, они получают те же QR без публичной формы. QR лучше не ужимать в письме. На дешёвых принтерах мелкие коды хуже считываются с экрана.
Что меняется для организатора
Явку видно в реальном времени, не «примерно 400 из 500». Менеджер на стойке видит имя и статус, не полный email и телефон.
На многодневном event check-in идёт отдельно по дням, no-show считают по факту. В подвальном зале Wi-Fi часто пропадает, и offline check-in на площадке оказывается полезнее, чем кажется при подготовке. Director видит audit log, согласие на ПД настраивают под каждый event.
Self-hosted: когда коробка оправдана
Банк или pharma спросит: «где физически лежит база?» SaaS-регистратор отвечает «у нас». Этого часто недостаточно.
self-hosted на VPS заказчика ставит MySQL на их сервер, оператор ПД остаётся у них. Нужен VPS и человек, который поднимет Docker. Зато второе мероприятие в сезоне обычно запускается за минуты: те же формы, роли, шаблоны писем.
Типовые сценарии
На конференции открытая форма и два-три планшета на разных входах. На корпоративе импортируют список сотрудников и держат строгий compliance.
На платном воркшопе подключают продажа билетов через ЮKassa, на входе тот же QR. Breakfast на 40 человек без QR тоже можно провести. Но тогда не ждите точного attendance в CSV сразу после event.
FAQ
Нужен ли программист для установки?
Нужен человек, который прочитает runbook и поднимет docker-compose. Без DevOps поможет turnkey-внедрение под ключ.
Работает ли check-in без интернета?
Да. Отметки копятся локально на планшете и синхронизируются при появлении сети. На площадках с плохим Wi-Fi это необходимость, а не опция.
Можно ли импортировать 5 000 участников?
До 10 000 строк в одном CSV. На 15 000 и больше файл разбивают на пакеты. Так проще отловить битые email до боевого импорта.
Как оформить согласие на ПД?
Отдельный текст и срок хранения на каждое мероприятие. Поля и формулировки описаны в статье согласие на обработку ПД. Общий чекбокс «согласен с политикой» без деталей юристы режут на правках.